Dokumente teilen mit Google Drive
Bei Google Drive kannst du leicht bis zu 15 GB Speicherplatz kostenlos bekommen. Mit dabei ist ein Office-Packet mit dem du Texten, Rechnen und Geschäftsgrafiken erstellen und teilen kannst. Das alles ist ganz nützlich. Heute hatte ich eine Support Anfrage von einem Journalisten, der offensichtlich keine Zeit hatte sich die Sache mit dem Teilen genauer anzuschauen. Es läuft ganz einfach.
Ich setze voraus, dass die Datei schon auf dem Google Drive liegt und dass du die Email von derjenigen Person hast, mit der du das Dokument teilen möchtest. Nun öffnest du dein Google Drive. Im nächsten Schritt markierst du die Datei, die du teilen möchtest. Mit einem Rechts-Click öffnest du ein Kontext-Menü. Darin suchst du den Eintrag "Freigeben..." fährst mit der Maus drauf, worauf sich ein Untermenü öffnet, in dem du "Freigeben..." ancklicken kannst. Nach dem Click auf "Freigeben..." offnet Google die Berechtigungseinstellungen.
Schau dir das Formular mit den Berechtigungseinstellungen an. Oben wird der Link für die Freigabe angezeigt. Du kannst ihn den Personen zuschicken, für die das Dokument schon freigegeben wurde. In Google Drive heißen diese Personen "Mitarbeiter". Naja, es sind halt deine Mitarbeiter am Dokument ;-). Darunter wird die Möglichkeit ausgewiesen, diesen Link auf Sozialen Web-Sites (Google+, Facebook, Twitter) und in Gmail zu posten. Mit dem posten allein ist es jedoch nicht getan. Du musst noch bestimmen wer Zugriff hat.
Unter der Frage "Wer hat Zugriff?" stellst du die Berechtigungen ein, indem du auf "ändern" clickst.
Der Click verzweigt in das Formular "Berechtigungseinstellungen Sichtbarkeitsoptionen:" Es stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
In der Supportanfrage sollte ausschließlich ein weiterer Journalist Zugriff erhalten. Du wählst hier die Option "Vertraulich" und speicherst die Einstellungen mit Click auf "Speichern". Das Unterformular schließt sich und du arbeitest wieder mit dem ursprünglichen Berechtigungseinstellungen. Jetzt willst du der Person einen Link aufs Dokument schicken und sie einladen mit dem Dokument zu arbeiten.
Hierzu findest unten einen du ein Eingabefeld und einen "Fertig" Schalter mit der du die Einladung einrichtest.
Sobald du den Cursor mit einem Click ins Eingabefeld setzt änderst sich das Formular. Es taucht eine Grüne Schaltfläche auf - "Freigeben & Speichern" heißt sie. Außerdem ein Link mit einer Box für genau Bestimmung wie die Person mit dem Dokument arbeiten kann.
Im Eingabefeld trägst du die Email des Empfängers ein. Es muss kein Gmail sein, es kann auch Web.de Mail, Yahoo-Mail usw. sein. Kein Thema. Wenn die Email vollständig und richtig eingetragen ist, bestimmst du wie die Person mit dem Dokument arbeiten kann. Wiederum wählst du eine von drei Möglichkeiten:
Nachdem du das Häckchen vor eine dieser drei Optionen gesetzt hast kannst du dich entscheiden, ob du eine Kopie der Einladung haben willst. Wenn ja, musst du noch ein Häckchen setzen. Wenn nein kannst du einfach "Freigeben & Speichern" clicken. Das war's dann mit dem Teilen von Dokumenten in Google Drive.
Weitere Links zum Thema:
Ich setze voraus, dass die Datei schon auf dem Google Drive liegt und dass du die Email von derjenigen Person hast, mit der du das Dokument teilen möchtest. Nun öffnest du dein Google Drive. Im nächsten Schritt markierst du die Datei, die du teilen möchtest. Mit einem Rechts-Click öffnest du ein Kontext-Menü. Darin suchst du den Eintrag "Freigeben..." fährst mit der Maus drauf, worauf sich ein Untermenü öffnet, in dem du "Freigeben..." ancklicken kannst. Nach dem Click auf "Freigeben..." offnet Google die Berechtigungseinstellungen.
| Screenshot: Google |
Schau dir das Formular mit den Berechtigungseinstellungen an. Oben wird der Link für die Freigabe angezeigt. Du kannst ihn den Personen zuschicken, für die das Dokument schon freigegeben wurde. In Google Drive heißen diese Personen "Mitarbeiter". Naja, es sind halt deine Mitarbeiter am Dokument ;-). Darunter wird die Möglichkeit ausgewiesen, diesen Link auf Sozialen Web-Sites (Google+, Facebook, Twitter) und in Gmail zu posten. Mit dem posten allein ist es jedoch nicht getan. Du musst noch bestimmen wer Zugriff hat.
Unter der Frage "Wer hat Zugriff?" stellst du die Berechtigungen ein, indem du auf "ändern" clickst.
Der Click verzweigt in das Formular "Berechtigungseinstellungen Sichtbarkeitsoptionen:" Es stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
- Öffentlich im Web
- Jeder der über den Link (vgl oben) verfügt
- Vertraulich
In der Supportanfrage sollte ausschließlich ein weiterer Journalist Zugriff erhalten. Du wählst hier die Option "Vertraulich" und speicherst die Einstellungen mit Click auf "Speichern". Das Unterformular schließt sich und du arbeitest wieder mit dem ursprünglichen Berechtigungseinstellungen. Jetzt willst du der Person einen Link aufs Dokument schicken und sie einladen mit dem Dokument zu arbeiten.
Hierzu findest unten einen du ein Eingabefeld und einen "Fertig" Schalter mit der du die Einladung einrichtest.
Sobald du den Cursor mit einem Click ins Eingabefeld setzt änderst sich das Formular. Es taucht eine Grüne Schaltfläche auf - "Freigeben & Speichern" heißt sie. Außerdem ein Link mit einer Box für genau Bestimmung wie die Person mit dem Dokument arbeiten kann.
Im Eingabefeld trägst du die Email des Empfängers ein. Es muss kein Gmail sein, es kann auch Web.de Mail, Yahoo-Mail usw. sein. Kein Thema. Wenn die Email vollständig und richtig eingetragen ist, bestimmst du wie die Person mit dem Dokument arbeiten kann. Wiederum wählst du eine von drei Möglichkeiten:
- Darf bearbeiten
- Darf kommentieren
- Darf lesen
Nachdem du das Häckchen vor eine dieser drei Optionen gesetzt hast kannst du dich entscheiden, ob du eine Kopie der Einladung haben willst. Wenn ja, musst du noch ein Häckchen setzen. Wenn nein kannst du einfach "Freigeben & Speichern" clicken. Das war's dann mit dem Teilen von Dokumenten in Google Drive.
Weitere Links zum Thema:
- Berechtigungseinstellungen im Überblick
- Sichtbarkeit von im Web veröffentlichten Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
